Abonnement Verwaltung

Abonnements sind oft über viele Jahre und teilweise in unterschiedlichen Systemen gepflegt worden. Unsere Erfahrung zeigt, dass viele bekannte Informationen, ungenutzt bleiben. Andere wichtige Merkmale fehlen indessen. Wir übernehmen alle Daten auch aus unterschiedlichen Quellen, um ein ganzheitliches Bild aller Aufträge und Leser zu bekommen.

Wir nutzen Datenübernahmen immer auch dazu, bisherige Strukturen in Frage zu stellen. Abläufe vereinfachen, Kosten reduzieren und Übersicht schaffen ist besonders im Massengeschäft mit ABO-Aufträgen ein Schlüssel zum Erfolg.

In unseren Titeltabellen bilden wir Ihre Publikationen vollständig ab. Unterschiedlichste Vertriebswege als Printprodukt wie Zeitschriften und Bücher, e-Paper oder als Nachrichtendienst via SMS lassen sich leicht steuern. Eine Kostenträgerzuordnung macht die Wirtschaftlichkeit Ihrer unterschiedlichen Medien transparent.

Umfangreiche Möglichkeiten, Produkte und Preisarten zu verwalten, ermöglichen Ihnen maximale Flexibilität bei der Vermarktung von Content. Sie erweitern Ihr Portfolio durch Kombi-Abos gedruckt und digital, Einzelauszüge als PDF oder ganze Jahresbände und Sammlungen.

Der Adressbestand ist die Grundlage jedes Unternehmens und jeder Organisation. Entsprechend wichtig ist die fortlaufende Aktualisierung der Adressdaten. Die einfache, transparente Darstellung komplexer Organisationsstrukturen und personeller Zugehörigkeiten ermöglicht eine effiziente Datenpflege, die Redundanzen in der Datenhaltung ausschließt.

Für die Auftragsbearbeitung von Abonnements setzen wir auf automatisierte Verfahren.
Negativ- / Positivoptionen werden durch unser System termingerecht gesetzt. Prämienversände erfolgen durch Erfassung der Zahlungseingänge. Schnorrerbestellungen von Probeheften erkennen wir schon bei Auftragseingabe und reagieren freundlich mit einem ABO-Angebot

Wir kennen unsere Abonnenten. Unser CRM verwaltet zuverlässig alle wichtigen Informationen, die den Kunden und seine Aufträge betreffen. Sowohl bei der Adresspflege, wie auch in der Auftragsbearbeitung wird eine Historie angezeigt, die uns Aufschluss über evtl. Reklamationen, Zahlungsverhalten und die bisherigen Einkäufe gibt. So sind wir ganz nah am Kunden.

Veränderungen an den Daten werden durch unsere Historie für unser geprüftes DS-Managementsystem fortgeschrieben. Um den Kunden direkte Sicherheit über eine seriöse Abwicklung zu geben, werden Veränderungen unmittelbar elektronisch übermittelt. So erhalten unsere Kunden und Leser direkt ein Feedback über ihre Änderungswünsche.

Unsere Titel-, Produkt- und Preisverwaltung enthält schon alle notwendigen Shop-Parameter. Ein Shop-Plugin, das auf diese Daten zugreift, kann einfach in Ihre Website eingebunden werden. Das Plugin arbeitet live mit unserer Warenwirtschaft und bietet eine Bestellmöglichkeit für die Produkte und Preisarten, die für den Shop geschaltet sind. Doppelte Produktpflege wird dadurch unnötig.

Für die qualifizierte Kunden-/ Leserberatung stellt unser CRM sowie die vollständige Historie alle Informationen auf einen Blick zur Verfügung. Wir sind dadurch ganz nah am Gesprächspartner und können individuell auf ihn reagieren. Mit der kompetenten persönlichen Betreuung der Abonnenten und einem individuell auf Ihre Belange abgestimmten Komplett-Service, grenzen wir uns deutlich von gängigen Callcenter-Angeboten ab.

Für die Korrespondenz mit Kunden und Lesern lassen sich Standardschreiben, Freitexte und Etiketten hinterlegen, die jederzeit durch einen Knopfdruck als PDF erzeugt werden. Der Versand erfolgt elektronisch via Mail, ePost oder mit der regulären Briefpost. Durch Features wie Serienbriefe oder -mails lassen sich auch Kampagnen leicht umsetzen und sind vor allem direkt an der Adresse hinterlegt.

Die Faktur Ihrer Abonnement-Rechnungen richtet sich nach den übernommenen Aufträgen, in denen die Zyklen hinterlegt sind. Monatliche Abrechnung, viertel-, halb oder ganzjährige Zahlungsweise lassen sich zu den Stichtagen genauso erzeugen, wie Einzelrechnungen für Artikel oder Hefte aus dem Shop. Das schließt periodische Rechnungen für In- und Auslandslieferungen, Sammel-, Begrüßungs- und Teilrechnung mit ein.

Die Erfassung der Zahlung erfolgt teilautomatisch, indem der Kontoauszug eingelesen wird. Auch die manuelle Erfassung ist möglich. Dabei entscheiden Sie, ob Sie Unterzahlungen durch den Kunden akzeptieren möchten und was mit Überzahlungen geschehen soll. Bei der Zahlungseingabe erfolgt eine Aufteilung auf verschiedene Buchungskonten um den DATEV-Import zu ermöglichen.

Alle buchhaltungsrelevanten Daten aus Faktur-, Mahn- und Zahlungsvorgängen werden über eine Datev-Schnittstelle ausgegeben. In unserer Nebenbuchhaltung hinterlegen wir Ihren Kontenrahmen, Kostenstellen- und Kostenträger, die wir auftragsbezogen zuordnen. Je nach Struktur Ihrer Buchhaltung lässt sich die Schnittstelle anpassen, so dass der Import bei Ihnen immer gelingt.

Wir kennen das komplette Forderungsmanagement von der Rechnungslegung bis zur Durchführung des mehrstufigen Mahnprozesses. Die debitorischen Daten werden Ihrer Finanzbuchhaltung über eine flexibel konfigurierbare DATEV-Schnittstelle, als Monatsabschluss, entsprechend Ihren Vorgaben bereitgestellt. Liefersperren und Bündelung von Inkassodaten greifen nach der letzten Mahnstufe.

Porto-optimierte Aufbereitung für die Aussendung von Periodika bedeutet nicht das günstigste Produkt der Post AG zu ermitteln, sondern den besten Zusteller für die jeweiligen Produkte auszuwählen. Unsere Versandsteuerung ermittelt durch hinterlegte Zielgebiete günstige Tarife. Komplexe Teilbeilagen werden produktionsoptimiert getrennt, damit keine zusätzlichen Kosten im Versand anfallen. Eine Zusteuerung von Streu- / Wechselversand erfolgt nach Ihren Kriterien.

Die Erfassung von Prämien erfolgt direkt im Auftrag. Die Versandsteuerung kann dadurch automatisiert erfolgen. Sobald ein Zahlungseingang gebucht wird, erzeugt unser System den Lieferschein, der direkt im Handlager ausgedruckt wird. Gleichzeitig erfolgt die Speicherung als PDF in der Kundenhistorie. Einzelhefte oder Shop-Artikel die als Auftrag ins System laufen, werden zusätzlich noch mit der Rechnung versehen und im Handlager konfektioniert und gelabelt.

Für die Kommunikation mit Ihren internen Systemen schaffen wir Schnittstellen oder sogar Datenbank-Direktzugriffe. Auch Ihre Dienstleister im Bereich Lettershop, ePaper-Hosting und Druckerei können via Datenaustausch eingebunden werden. Dadurch senken Sie die Prozesszeiten und -kosten.

Durch jahrelange Erfahrung ist eine Vielzahl von Marketingtools entstanden, die sich bewährt haben und Standard geworden sind. Auslaufende Geschenk-Abos werden überwacht und terminiert, damit Schenker oder Beschenkter das Abo rechtzeitig verlängern können. Einzelbestellern aus den Shops werden als Alternative günstige Abos angeboten. Serienbriefe, Mailingkampagnen und Leserbefragungen können leicht umgesetzt werden.